Digitalisierung ist messbar: 2 Stunden Wartungsvorbereitung statt 2 Tage

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05. April 2019

Insight Utilities Digitalisierung Wartungsprozess Smart Meter

Hinter Großvorhaben wie der Energiewende und dem Umstieg auf Smart Meter stecken viele kleine Digitalisierungsschritte mit großer Wirkung. Sopra Steria Consulting hat für einen großen Energieversorger einen bisher manuellen Prozess für den Service und die Wartung von Fernwärmeübergabestationen innerhalb von Tagen vollständig digitalisiert und massiv verkürzt.

Der Energieversorger betreibt rund 10.000 sogenannte Wärmeübergabestationen, an der Schnittstelle zwischen Fernwärmenetz und Hausanlage. Die Stationen müssen in der Regel alle zwei bis drei Jahre gewartet werden.

Im konkreten Fall wurden die nötigen Stations- und Geräteinformationen bislang aus SAP® PM in eine Excel-Liste importiert. Im Anschluss wurde ein Formular erzeugt, das der Servicemitarbeiter bei der Wartung vor Ort ausgefüllt hat. Nach der Wartung wurde das Dokument im Dokumentenmanagementsystem (DMS) abgelegt. Bei Datenänderungen gab es keine automatisierte Rückmeldung an das SAP®-PM-System.

Das Vorgehen hatte diverse Nachteile:

  • Umständlicher Prozess durch die Formularaufbereitung in Excel
  • Medienbrüche durch Formulardruck
  • Fehlerrisiko durch Ausfüllen per Hand
  • Nicht revisionssicher, denn niemand prüft die Formulare auf Vollständigkeit
  • Objekte mit den Übergabestationen sind schwer zu finden, keine Unterstützung durch Routenfinder oder Bilder
  • Keine Rückmeldung an das stammdatenführende System
  • Manuelle und damit fehleranfällige Übertragung von Datenänderungen
  • Nachweis gegenüber Wartungsvertragspartnern nur manuell möglich
  • Kein Vergleich historischer Daten

Diese Nachteile hat der Energieversorger im Rahmen eines Digitalisierungsprojekts beseitigt. Sopra Steria Consulting hat den Prozess auf Basis der Business-Process-Management-Lösung K2Five komplett digitalisiert. K2 ermöglicht, Daten aus einer Vielzahl unterschiedlicher Softwareanwendungen komfortabel in einer App zusammenzuführen, sie mobil zu verarbeiten und in die Back-End-Systeme zurückzutransportieren. Deshalb dauerte die Digitalisierung der bislang manuellen Arbeitsschritte nur wenige Tage.

Wartungsvorbereitung: eine Stunde statt zwei Tage

Der Prozess ist nun komplett papierlos. Daten des Wartungsmitarbeiters werden aus einer App automatisch in SAP und das DMS übertragen. Die weiteren Verbesserungen der Digitalisierung im Überblick:

  • Die Vorbereitung, inklusive Erstellung der Aufgabenlisten, dauert nun eine Stunde, nicht mehr zwei Tage.
  • Die nötigen Wartungsdaten werden aus SAP direkt in eine App geladen. Statt eines Formulars nutzt der Techniker eine offline-fähige App und nimmt die Daten vor Ort elektronisch auf.
  • Der Servicemitarbeiter erhält Zusatzinformationen für die Routenplanung durch die Einbindung von Karten- und Geodaten sowie die Integration von Bildern zum Standort der Übergabestationen.
  • Die neue Lösung ermöglicht Plausibilitätsprüfungen oder das Setzen von Rahmendaten (z.B. von … bis …)
  • Bei Bedarf gibt es eine Schnittstelle zu Office-Lösungen.

Der Energieversorger profitiert von dieser Umstellung auf einen komplett digitalisierten Wartungsprozess von einem schnellen Return on Investment. Der Prozess ist wiederverwendbar, er lässt sich für alle manuellen oder teilmanuellen Abläufe nutzen. Zudem kann das Unternehmen eine Vielzahl weiterer Applikationen integrieren, auch fremde Systeme von Partnern und Kunden.

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