Studie: Öffentliche Verwaltung im digitalen Multitasking-Modus

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30. August 2018

Die Umsetzung einer digitalen Verwaltung in Deutschland ist das beherrschende Thema bei Bund, Ländern und Kommunen. Unsere Studie „Branchenkompass Public Services 2018“ blickt auf die Herausforderungen und die geplanten Maßnahmen.

Priorisieren ist derzeit eine stark nachgefragte Fähigkeit in der öffentlichen Verwaltung. Bund, Länder und Kommunen befinden sich im Multitasking-Modus, um die vielen Digitalisierungsvorhaben voranzutreiben. Die elektronische Akte, einer der Eckpfeiler für eine digitale Verwaltung, befindet sich bei drei von vier Verwaltungen auf Kurs.

Andere Projekte sind ähnlich weit. Die elektronische Vergabe über Plattformen wie www.evergabe-online.de ist bei rund jeder zweiten Behörde möglich. Die Online-Bezahlung bietet jede zehnte Verwaltungseinrichtung an. Weitere knapp 50 Prozent arbeiten an der Umsetzung.

Größeres Kopfzerbrechen bereiten die im Onlinezugangsgesetz (OZG) enthaltenen Vorgaben, alle geeigneten Verwaltungsdienste bis 2022 online zur Verfügung zu stellen. Damit der Termin gehalten werden kann, wird es stark auf die Faktoren Kooperationen und Koordination ankommen. 575 Anliegen in fünf Jahren zu digitalisieren erfordert Zusammenarbeit und Abstimmung auf allen Ebenen. Die Studienergebnisse deuten auf gute Fortschritte hin: Vernetzung und Partnerprogramme funktionieren oder befinden sich im Aufbau, sagen rund acht von zehn Entscheidern der öffentlichen Verwaltungen.

Abwehr von Hackern und Datenschutz binden viele Ressourcen

Wichtig ist, dass Bund, Länder und Kommunen bei allen digitalen Vorhaben das Thema Sicherheit von vornherein mitdenken. Die laut Studie geplanten zusätzlichen Investitionen in eine Professionalisierung der IT-Sicherheit sind notwendig. Jede zweite Behörde verstärkt ihren Schutz durch regelmäßig durchgeführte Penetrationstests durch IT-Sicherheitsexperten. 24 Prozent der befragten Verwaltungen planen den Aufbau eines Security Operation Center (SOC) für die Cyber-Security-Arbeit. 31 Prozent wollen diese Aufgaben an externe Sicherheitsspezialisten auslagern.

Künstliche Intelligenz und Blockchain werden an Relevanz gewinnen

Angesichts von Demografie und Kostendruck werden Bund, Länder und Kommunen neue Wege gehen, damit sie Aufgaben schnell und serviceorientiert erledigen können. Automatisierung und der Einsatz neuer Technologien ist ein solch neuer Weg. Text- und Spracherkennung sind technisch so weit, dass intelligente Systeme Prozesse signifikant beschleunigen können und Mitarbeiter von Routinetätigkeiten entlasten.

Anwendungen wie das Vorsortieren und Routing von Anfragen, Einwänden und Unterlagen durch Robotic Process Automation und künstliche Intelligenz wird bereits von 63 Prozent der Studienteilnehmer als mögliche Hilfe befürwortet. Die Blockchain-Technologie eignet sich beispielsweise dafür, die Echtheit digitaler Dokumente festzustellen. Auch hier sind mehr Entscheider aufgeschlossen als skeptisch.

Vor dem eigentlichen Einsatz oder der Entwicklung passender Technologien müssen sich Verwaltungen deren Potenzial allerdings zunächst erschließen, indem sie innovative Ideen aufgreifen und organisieren.  Dabei zeigt sich, wie wichtig ein gutes Innovationsmanagement innerhalb des öffentlichen Sektors ist. Auf dem Gebiet haben viele öffentliche Verwaltungen noch Luft nach oben. Da Behörden nicht im direkten Wettbewerb zueinander stehen, sind Best Practices anderer öffentlicher Einrichtungen ein wichtiger Impulsgeber. Dasselbe gilt für die Vernetzung mit Technologiepartnern, den Aufbau interner Formate wie Trend Scouting sowie die Einführung moderner Methoden wie Design Thinking.

Branchenkompass Public Services 2018
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