Für beide Gruppen gilt: Im Zuge der Reform wird eine EU-weite Bargeldobergrenze von 10.000 EUR beschrieben, die ab 10.07.2027 greifen soll – auch mit Blick auf verbundene Transaktionen.
Was sich in der Praxis ändert: Pflichten, die man nicht „nebenbei“ erfüllt
Governance: Rollen, Verantwortung, Nachweis
Die AML-VO verlangt, dass Verpflichtete auf Leitungsebene einen Compliance-Manager benennen. Zusätzlich müssen Verpflichtete über einen Geldwäschebeauftragten verfügen, der als Kontaktstelle für Behörden dient und u. a. für die tägliche Umsetzung der Strategien, Verfahren und Kontrollen zuständig ist.
Für Sie heißt das: Verantwortlichkeiten gehören in eine arbeitsfähige Organisation. Wer entscheidet? Wer prüft? Wer dokumentiert? Und wer ist im Zweifel eskalationsfähig, wenn ein Geschäft nicht sauber ist?
Risikomanagement als Steuerungslogik
Im Kunst- und Luxusgüterhandel sind die Risiken selten „hochfrequent“, aber oft „hochwertig“. Typische Treiber sind Transaktionen über Schwellenwerte, komplexe Käufer-/Verkäufer-Strukturen, internationale Zahlungen, Zahlungen über Dritte sowie Bargeldnähe. Ihre Risikoanalyse muss daraus Kriterien ableiten: Welche Kunden und Transaktionen sind Standard? Was löst vertiefte Prüfungen aus? Welche Schwellenwerte sind intern relevant?
Kundensorgfalt (CDD/KYC): Vertragspartner, auftretende Person, UBO
Die Sorgfaltspflichten beziehen sich auf den Vertragspartner, die auftretende Person und den wirtschaftlichen Eigentümer (Ultimate Beneficial Owner = UBO). In den Details gibt es zentrale Änderungen – insbesondere, wie wirtschaftliche Eigentümer in mehrstufigen Beteiligungsverhältnissen ermittelt werden. Außerdem wird die PEP-Definition ausgeweitet.
Entscheidend ist die Alltagstauglichkeit: Know Your Customer (KYC) muss bei Auktions- und Private-Sale-Prozessen ebenso funktionieren wie bei schnelleren Verkäufen, ohne das Geschäft zu blockieren und ohne den Nachweis zu verlieren.
Laufende Überwachung: Aktualisierungspflichten mit festen Höchstfristen
Die AML-VO macht aus „angemessenen Abständen“ verbindliche Höchstfristen: Kundeninformationen müssen risikobasiert aktuell gehalten werden. Der Zeitraum darf ein Jahr bei erhöhtem Risiko und fünf Jahre bei allen anderen Kunden nicht überschreiten. Zusätzlich sind anlassbezogene Aktualisierungen vorgesehen, wenn sich maßgebliche Umstände ändern oder relevante Fakten bekannt werden.
Transaktionen beobachten: Auffälligkeit erkennen, Fälle führen, Entscheidungen dokumentieren
Art. 26 AMLO-VO beschreibt die kontinuierliche Überwachung der Geschäftsbeziehung und der Transaktionen, um sicherzustellen, dass Transaktionen zur Kenntnis über den Kunden, dessen Geschäftstätigkeit und Risikoprofil passen – und um Transaktionen zu erkennen, die vertieft bewertet werden müssen.
Im Kunst- und Luxusgüterhandel ist das besonders relevant für verbundene Transaktionen (Teilzahlungen/Raten/gesplittete Zahlungen) und für Konstellationen mit Dritten. Eine Lösung kann „light“ starten, muss aber eine klare Falllogik haben: Was ist ein Alert? Wann wird daraus ein Case? Wer entscheidet? Was wird abgelegt?
Reporting und Dokumentation: revisionssicher und FIU-fähig
Die operativ schwierigste Pflicht ist häufig nicht die Prüfung selbst, sondern der Nachweis. Prozesse zur Dokumentation der KYC-Prüfungen, zur Fallbearbeitung und zur Archivierung müssen revisionssicher sein. Und: Der Geldwäschebeauftragte ist u. a. für die Meldung verdächtiger Transaktionen an die FIU zuständig.
Schulung und Awareness: Rolle und Routine aufbauen
Pflichten wirken nur, wenn Mitarbeitende sie anwenden können. Schulungen, Onboarding-Plan für neue Mitarbeitende und Awareness-Materialien gehören zum Mindestpaket – gerade dort, wo Business-Teams KYC-Informationen einholen und Auffälligkeiten zuerst sehen.