Effizientes Output-Management für Energieunternehmen

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02. Juni 2015

Von einem effizienten Output-Management-System profitiert eine ganze Reihe von Fachabteilungen in Energieunternehmen. Gleichzeitig können die Unternehmen Kosten senken, eine höhere Qualität sichern und mehr Flexibilität gewinnen. 

Ein innovatives Output-Management-System (OMS) für Dokumente bringt in einem Energieunternehmen vor allem drei Abteilungen zahlreiche Vorteile: Marketing und Vertrieb, Abrechnung und Forderungsmanagement sowie der IT-Abteilung. Marketing und Vertrieb fordern häufig eine einwandfreie Darstellung des Unternehmenslogos in exzellenter Druck- und Farbqualität, Einfärbungen des Hintergrunds sowie mehrstufige Tabellen oder Grafiken. Eine aktuelle Lösung für das Output-Management sorgt dafür, dass der Serienversand pünktlich, effizient und fehlerfrei verläuft, auch bei interaktiven Funktionen.

Der zweite Bereich, der von einer solchen Lösung profitiert, ist das Forderungsmanagement und damit die Finanzabteilung mit Controlling und Buchhaltung. Vor allem bei Rechnungen, Mahnungen, neuen oder veränderten Verträgen ist eine hohe Zuverlässigkeit des Versandes wichtig, da sonst Zahlungsverzug droht. Dieser Punkt besitzt bei Energieunternehmen bekanntermaßen eine hohe Sensibilität, da die große Menge an Kunden und rechnungsrelevanten Komponenten eine zuverlässige, weitgehend automatische Abwicklung des Rechnungs- und Mahnwesens für die notwendige Effizienz erfordert. Der Massendruck über einen Batch-Prozess erhöht deutlich den Durchsatz, so dass Kunden die entsprechenden Benachrichtigungen schneller erhalten.  

Den dritten Bereich, die IT-Abteilung, entlastet eine moderne Output-Management-Lösung, weil neue Formularvarianten ohne Entwicklungsaufwand durch eine dynamische Formularlandschaft innerhalb einer parametrisierbaren Framework-Architektur schnell und flexibel gebildet werden können. Zudem sie erhält eine höhere Transparenz und verbesserte Wartbarkeit.

Bei der Auswahl eines Output-Management-Systems sollten Energieunternehmen darauf achten, dass die Lösung sowie Support und Services aus einer Hand angeboten werden und keine doppelten Lizenzkosten oder Abhängigkeit von OMS-Systemen entstehen. Einfache Wartbarkeit und Erweiterbarkeit des Formularbestands ist vor allem für einen effizienten täglichen Betrieb sehr wichtig. Oft übersehen wird bei der Auswahl eines geeigneten Output-Management-Systems die Möglichkeit für interaktive Szenarien sowie eine höchstmögliche Flexibilität bei Inhalt und Layout. Denn in Zukunft werden immer neue Funktions- und Layout-Varianten für den Versand von Rechnungen, Verträgen oder Marketingmaterial von den Mitarbeitern der entsprechenden Abteilungen gefordert. Nur wer mit diesen Entwicklungen ohne wesentliche Anpassung der Systeme Schritt halten kann, ist für den künftigen Wettbewerb gerüstet.

Ansprechpartner: mario.dobek@soprasteria.com