Dem Großprojekt E-Rechnung mehr Effizienz einhauchen

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22. November 2017

Ein zentraler Baustein im Mosaik der digitalen Verwaltungsprozesslandschaft ist die elektronische Rechnung (E-Rechnung). Ein SAP®-Software-Template sorgt dabei für eine vereinfachte und wirtschaftliche Anbindung des zentralen Rechnungseingangs an die ERP-Systeme.

Die Einführung der Europäischen Richtlinie 2014/55/EU verpflichtet die öffentliche Verwaltung auf Bundesebene, ab November 2018 elektronische Rechnungen im strukturierten Format anzunehmen. Das Projekt „Zentrales Rechnungseingangsportal“ legt die Grundlagen, um einen zentralen Annahmepunkt für Kreditoren bereitzustellen. In einem weiteren Teilprojekt sollen diese Daten für Behörden mit SAP®-Systemen aufgenommen und schnittstellenarm intern weiterbearbeitet werden.

Um Synergien zu ermöglichen, wird im ersten Schritt ein zentrales Template für diese Behörden erstellt und in einem späteren Schritt individuell ausgerollt. Hierbei unterstützt Sopra Steria Consulting als Partner bei der Entwicklung und der Strategie zur jeweiligen Einführung.

Das SAP®-Template muss eine Reihe von Anforderungen erfüllen, die sich wie folgt zusammenfassen lassen:

Blaupause für andere Digitalisierungsprojekte

Das Template lässt sich zentral, einfach und professionell warten und enthält bereits viele Wunschkomponenten der Behörden. Gleichzeitig bietet die Lösung die Möglichkeit, schnell auf die individuellen Anforderungen der unterschiedlichen Behörden zu reagieren. Diese Verknüpfung von Standard- und Individualansatz eignet sich damit als Blaupause, um auch die übrigen Projekte im Programm Digitale Verwaltung 2020 zügig und wirtschaftlich zu meistern.

Template deckt 70 Prozent der Gesamtanforderungen ab

Ein wichtiges Ziel ist eine hohe Abdeckung der rechnungsspezifischen Prozesse durch SAP®-Standardeinstellungen. Zusätzlich wurde dabei eine Palette unterstützender Unterlagen und Entwicklungen erstellt. Um der jeweiligen Behörde die Möglichkeit zu geben, auf interne Besonderheiten Einfluss zu nehmen, können viele Stellen individuell konfiguriert werden.

Standardisierte Vorgehensweise mit zentralen Vorgaben

Die Entwicklung des SAP®-Behördentemplates wurde in den zentralen Projektplan des Gesamtprojekts übernommen und setzt sich aus zwei wesentlichen Blöcken zusammen. Der erste Block zerfällt dabei in fünf Phasen und steuert die Erstellung und Optimierung des SAP®-Templates:

Phase 1 ist eine klassische Vorbereitungsphase mit der entsprechenden Terminabstimmung und der Festlegung von Projektstandards und Ergebnistypen.

In Phase 2 stellen die Vertreter der unterschiedlichen Behörden in Workshops ihre spezifischen Muss-Anforderungen an das SAP®-Template. In diesem Zeitraum werden zudem die Standardprozesse für das digitalen Genehmigungsverfahren und zahlreiche individuelle Wunschanforderungen für die Weiterentwicklung der Software definiert.

5 Phasen zur Entwicklung des SAP-Software-Templates 
Fünf Phasen zur Entwicklung des SAP®-Software-Templates

In Phase 3 entsteht der Prototyp „E-Rechnung“. Dieser wird mit den Anforderungen der Behörden abgeglichen und abschließend intern getestet.

Phase 4 erfolgt synchron zum Gesamtprojekt. Inhalte sind der Pilot-Roll-out des Templates, die Qualifizierung der Mitarbeiter in der Pilotbehörde sowie die Integrationstests.

Phase 5 dient der Optimierung der Lösung auf Basis der Erkenntnisse aus Phase 4 und dem anschließenden Roll-out des Templates bei den Behörden. Das Template deckt rund 70 Prozent der Gesamtanforderungen ab. Im Anschluss folgen abgestimmte Weiterentwicklungen für die einzelnen Behörden.

Der zweite Block des Projekts steuert den gesamten Roll-out innerhalb der Bundesbehörden und Verfassungsorgane.

Sopra Steria Consulting Lösungskompetenz SAP® for Public Services

Sopra Steria Consulting verfügt über jahrzehntelange Erfahrung in der Implementierung und Weiterentwicklung von SAP®-Lösungen im Public Sector. Unsere besondere Stärke liegt in der intelligenten Nutzung und Erweiterung des SAP®-Standards. Wir passen nicht die Geschäftsprozesse dem SAP®-System an, sondern das SAP®-System den Geschäftsprozessen. Für weitere Informationen besuchen Sie unsere Website.

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