„Wie immer gibt es Besonderheiten, wo der Teufel im Detail liegt“



Nachgefragt bei Jürgen Prinz, Leiter Human Capital Management bei Sopra Steria und zuständig für das Thema „Sozialschutz-Paket“ aufgrund des Coronavirus.

Der Gesetzgeber hat anlässlich der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie einen „Sozialschutz-Paket“ beschlossen, um die wirtschaftlichen Folgen abzufedern. Die Maßnahmen müssen Unternehmen und in Teilen der öffentliche Dienst in ihren Entgelt- und Bezügesystemen abbilden. Das betrifft unter anderem: Kurzarbeitsregelungen, Lohnfortzahlung bei Kinderbetreuung und die Abbildung von Quarantänegeld.

 

Herr Prinz, was müssen Arbeitgeber beachten, um die einzelnen gesetzlichen Anpassungen in ihre internen Abläufe und Personal-IT-Systeme einzupflegen? Welche Besonderheiten und Fallstricke verstecken sich in einzelnen Regelungen?

Fakt ist: Kurzarbeit bedeutet für die Entgeltabrechnung und damit für die zuständige Personalabteilung technische und fachliche Mehrarbeit, die nicht unterschätzt werden sollte. Kurzarbeit allein ist für viele Personalabteilungen bereits Neuland. Mit COVID-19 betreten sie zusätzlich fremdes Terrain.

Vielen Personalmanagern ist unklar, wie das fachliche Konstrukt „Kurzarbeit“ technisch in die Personalsysteme integriert wird. Zudem müssen sie die Einbindung des Betriebsrates berücksichtigen, Informationen an die Mitarbeiter erstellen und verbreiten, als Ansprechpartner für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter fungieren und die Abstimmung mit dem Arbeitsamt übernehmen.

Und wie immer gibt es Besonderheiten, wo der Teufel im Detail liegt. Auf der einen Seite sind die gesetzlichen, zum anderen die betrieblichen oder tariflichen Vorgaben zu beachten. Das fängt bei der Definition des Soll- und Ist-Entgelts an und hört bei der Ermittlung eines möglichen Arbeitgeberzuschusses auf. Eine weitere technische oder auch prozessuale Hürde sind nichtintegrierte Zeiterfassungssysteme. Personalabteilungen müssen hier einen Weg finden, die entsprechenden Information in das Entgeltabrechnungssystem zu überführen.

Nicht zu vergessen: Bei der Übermittlung der Kurzarbeiterlisten an das Arbeitsamt und die Krankenkassen handelt es sich um ein manuelles Meldeverfahren. Diesen Mehraufwand sollten Personalverantwortliche unbedingt einkalkulieren.

 

Welche IT-Systeme, welche Abläufe und welche Datensätze sind betroffen und müssen angepasst werden?

Der Sozialschutz-Paket hat Auswirkungen auf die Entgeltabrechnung sowie auf die Zeitwirtschaft eines jeden betroffenen Mitarbeiters. Das gilt sowohl für die Kurzarbeit als auch für die Integration der neuen Abwesenheiten. Das bedeutet: Es müssen die gesetzlichen, tariflichen und betriebliche Anpassungen in den HCM-Systemen berücksichtigt und vorgenommen werden.

 

Wie sollten Unternehmen idealerweise vorgehen, damit ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter möglichst schnell von Maßnahmen profitieren?

Wichtig ist, den Aufwand richtig einzuschätzen und zu planen. Damit lässt sich viel Zeit sparen. Vier Punkte sind dabei wichtig:

  1. Stellen Sie frühzeitig den Kontakt zum Arbeitsamt her.
  2. Binden Sie den Betriebsrat frühestmöglich ein.
  3. Bereiten Sie ihr Entgeltssystem vor.
  4. Analysieren Sie bereits im Vorfeld Ihren Lohnartenkatalog hinsichtlich Soll- und Ist-Entgelt.

 

Herr Prinz, vielen Dank für das Gespräch!

 

Jürgen Prinz
Jürgen Prinz ist Leiter Human Capital Management bei Sopra Steria. Er ist Ansprechpartner für alle Fragen rund um die fachliche und technische Umsetzung der Sonderregelungen (Sozialschutz-Paket) aufgrund des Coronavirus.

Kontakt für Fragen: hcm.de@soprasteria.com

 

 

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