Wenn bei der Deutschen Messe in Hannover SAP stillsteht, dann steht viel mit auf dem Spiel. Vertrieb, Bestellungen, Rechnungsstellung. Alles hängt an einem integrierten System. Entsprechend ist eine SAP-Umstellung eine Aufgabe von hoher Relevanz. Beim jüngsten
Systemwechsel auf S/4HANA sorgte Sopra Steria dafür, dass der Betrieb ohne jegliche Einschränkungen fortlaufen konnte.
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Ausgangslage
Aufgrund des Wartungsende der bestehenden R3 Umgebung war der Wechsel auf SAP S4/HANA ohne Alternative. Ein weiterer Faktor in der Planung war der Messekalender.
„Wir haben ja einen ganz strikten Messekalender. Wenn wir so ein Projekt verschieben, dann ist das in der Regel ein ganzes Jahr.“
Michael Bouda, Leiter IT, Deutsche Messe
Gleichzeitig musste das Tagesgeschäft weiterlaufen. Aus diesem Grund haben die Fachbereiche und die IT der Messegesellschaft gemeinsam mit Sopra Steria über zwei Jahre hinweg das Projekt parallel zum Betrieb begleitet und die Umstellung vorbereitet.
Ziel
Die Umstellung sollte so erfolgen, dass die Organisation am Montag nach dem Go Live arbeitsfähig ist. Rechnungen schreiben, bestellen, weiterarbeiten. Ohne längere Unterbrechung und ohne große Umgewöhnung in den Abläufen.
Vorgehen. Bewährtes erhalten, sauber modernisieren
Sopra Steria setzte mit der Deutschen Messe auf eine Brownfield Conversion, also die Überführung des bestehenden Systems inklusive Daten, Customizing und Prozessen in die neue S/4HANA Welt. Parallel wurden wichtige Vorarbeiten umgesetzt,
darunter Customer Vendor Integration (CVI), damit Stammdaten stabil ins Geschäftspartnermodell übergehen. Technisch umfasste das Programm den Schritt von SAP EHP8 auf SAP S/4HANA 2023, inklusive SUM und DMO, Migration auf HANA und
neuer Infrastruktur.
„Wir hatten ein entspanntes Go Live Wochenende, weil wir viel Energie in die Vorarbeit reingesteckt haben. Und sind Sonntags sogar ein bisschen zu früh live gegangen.“
Michael Frankrone, Projektleiter Sopra Steria
Ergebnis. Montag kam. Und es lief
Das Team schaltete wie geplant um. Und schneller als erwartet. Das freudige Ergebnis für die Fachbereiche: keinerlei Einschränkungen, maximale Handlungsfähigkeit.
„Als der Montag kam nach dem Go Live Wochenende, hatte ich nur einen Gedanken. Wow, war es das schon?“
Wioletta Wata Ludewig, Leitung Finanzbuchhaltung Deutsche Messe
Warum dieser Case relevant ist
Eine S/4HANA Umstellung klingt oft nach Pflichttermin. In der Praxis ist es ein Stresstest für Planung, Teamwork und operative Disziplin. Wenn Rechnungsstellung, Beschaffung und Kernprozesse durchlaufen, ist das kein Zufall. Es ist Projektarbeit,
die sitzt.
Projekt im Überblick
- Kunde: Deutsche Messe AG, Hannover
- Ansatz: Brownfield Conversion, plus CVI Vorarbeiten
- Technik: Upgrade SAP EHP8 auf SAP S/4HANA 2023, SUM und DMO, Migration auf HANA, neue Infrastruktur
- Cutover: Umstellung an einem Wochenende, im laufenden Betrieb
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