Der Megatrend Digitalisierung und damit einhergehend das Thema IT-Sicherheit gelten in der öffentlichen Verwaltung Deutschlands nach wie vor als die wichtigsten Zukunftsaufgaben. Auf Platz 3 der aktuell größten Herausforderungen folgt im diesjährigen Branchenkompass Public Services von Sopra Steria Consulting die gestiegene Anzahl von Asylbewerbern. Gerade bei der Erstregistrierung von Migranten zeigt sich jedoch, dass nur ein durchgängig digitalisierter Workflow mit behördenübergreifendem Datenaustausch eine zeitnahe Bearbeitung ermöglicht und vor Missbrauch durch Mehrfachregistrierung schützt. Wie an vielfältigen Initiativen auf Bundes-, Landes- und kommunaler Ebene erkennbar wird, könnte die sogenannte Flüchtlingskrise sogar zu einer Beschleunigung der digitalen Transformation in der öffentlichen Verwaltung führen.

E-Government und IT-Sicherheit haben mit 82 beziehungsweise 86 Prozent für Entscheider im staatlichen Sektor derzeit die höchste Priorität. Zu diesem Ergebnis kommt der Branchenkompass Public Services 2016 von Sopra Steria Consulting. Je mehr Verwaltungsprozesse digitalisiert ablaufen, desto dringlicher werden wirksame Schutzmaßnahmen gegen zunehmend professionell geführte Cyberangriffe. Kleine Kommunen messen dem Thema IT-Sicherheit eine hohe Bedeutung bei (87 Prozent) – nicht ohne Grund, wie die Anfang des Jahres bekannt gewordenen Trojaner-Angriffe auf Rathäuser auch kleinerer Gemeinden und Städte in Unterfranken und am Südrand des Harzes belegen. Überdurchschnittlich hoch schätzen deutsche Kommunen insbesondere die Herausforderungen infolge des jüngsten Flüchtlingszustroms ein. Mit 89 Prozent liegt diese Zahl um acht Prozentpunkte über dem Durchschnittswert aller im Auftrag von Sopra Steria befragten Verwaltungsentscheider. Erklären lässt sich diese Differenz mit der kommunalen Zuständigkeit für die Unterbringung und Versorgung von mehr als einer Million Menschen, die im vergangenen Jahr nach Deutschland kamen.

Probleme bereitet die Migration auch in Landesbehörden und auf Bundesebene – vor allem, weil bestehende Systeme und Verfahren zur Erstregistrierung mit der hohen Zahl von Asylbewerbern überfordert sind. Als Bremse wirkt zudem die Vielzahl unterschiedlicher Softwareanwendungen in verschiedenen Verwaltungsbereichen. „Eine effiziente und zeitnahe Registrierung ist die Grundvoraussetzung für eine erfolgreiche Integration. Umso wichtiger sind medienbruchfreie Prozesse und ein ungehinderter Datenaustausch zwischen den beteiligten Behörden“, sagt Dr. Andreas Simon, Senior Manager bei Sopra Steria. Die Weichen in diese Richtung stellte der nationale IT-Planungsrat als föderales Koordinationsgremium bereits im November 2015 mit einem Projekt zur Entwicklung eines digitalisierten Asylverfahrens. Auch andere Verwaltungen haben mit digitalen Angeboten schnell reagiert – zum Beispiel mit mehrsprachigen Apps als Orientierungshilfe für Migranten. „In der Praxis erweist sich die Flüchtlingsproblematik vielerorts als ein Katalysator, der die Digitalisierung von Verwaltungsprozessen schneller vorantreibt“, so Andreas Simon. Als weiterer Digitalisierungstreiber könnte eine andere Herausforderung wirken, die ebenfalls automatisierte Verwaltungsprozesse ohne Medienbrüche erfordert – nämlich der zunehmende Fachkräftemangel: Laut Branchenkompass haben gut vier Fünftel aller Ämter und Behörden in der Bundesrepublik mittlerweile Nachwuchssorgen – ein Anstieg um 14 Prozentpunkte gegenüber dem Vorjahreswert.

Über die Studie:
Von August bis September 2015 befragte das Marktforschungsunternehmen forsa im Auftrag von Sopra Steria 100 Entscheider aus deutschen Bundes-, Landes- und Kommunalbehörden zu ihren größten Herausforderungen und wichtigen Vorhaben bis 2018. Thematisch spannten die Interviews einen Bogen von E-Government und Verwaltungseffizienz über Kooperationen und Bürgerbeteiligung bis hin zu Business Intelligence und Big Data. Durch einen Ergebnisvergleich mit Branchenkompass-Studien aus den Jahren 2011, 2012, 2013 und 2015 lässt die aktuelle Studie auch längerfristige Trends erkennen.