Robotic Process Automation

Von der Inspiration über die Idee zum Prototyp

Robotic Process Automation (RPA) ist eine innovative Technologie, mit der Unternehmen branchenübergreifend Geschäftsprozesse automatisieren können. Ein Softwareroboter arbeitet quasi wie ein Mitarbeiter. Dazu greift er auf das User Interface bestehender Applikationen zu und führt Arbeitsschritte und Prozesse auf Basis definierter Regeln aus. Bestehende IT-Lösungen und Prozesse bleiben im Unternehmen erhalten, werden aber besser organisiert.

In der Automatisierung wiederkehrender Prozesse liegt das größte Potenzial für Verbesserungen der Effizienz. Softwareroboter eignen sich allerdings auch für groß angelegte einmalige Aufgaben, beispielsweise für Datenbankmigrationen.

Auswahl der Prozesse mit dem größten Automatisierungspotenzial

In den folgenden Situationen lohnt sich die Prüfung einer roboterbasierten Prozessautomatisierung:

Der Prozess erstreckt sich über mehrere Systeme, die nicht miteinander verknüpft sind.
Der Prozess beinhaltet viele repetitive manuelle Arbeitsschritte.
Es werden Personalkosten gebunden, da der Mitarbeiter zur Eingabe mehrere Informationen manuell miteinander abgleichen muss.
Die technische Integration von Systemen oder Daten ist unwirtschaftlich und/oder sehr fehleranfällig in der Umsetzung.

Darum ist RPA so attraktiv

Softwareroboter beschleunigen nicht nur Prozesse und befreien Mitarbeiter von monotonen Routinetätigkeiten. RPA bietet darüber hinaus weitere Vorteile:

Positive Auswirkung auf Compliance-Anforderungen dank lückenloser Dokumentation
Unabhängigkeit und Skalierbarkeit aufgrund von vielfältigen Einsatzmöglichkeiten und Parallelbetrieb
Geringes Einführungsrisiko und kurze Implementierungszeit im Vergleich zu anderen Prozessmanagement-Ansätzen; damit eine echte Alternative zum Outsourcing

Umsetzungsbeispiel aus der Kreditwirtschaft

Unternehmen können manuelle Tätigkeiten an diversen Stellen durch Automatisierung an Softwareroboter übergeben. Ein typisches Anwendungsbeispiel für RPA bei Banken ist der standardisierte Backoffice-Prozess bei der Kündigung einer Kreditkarte:

Üblicherweise erfasst ein Mitarbeiter in der Marktfolge nach Eingang einer Kündigung das Formular und hinterlegt den Termin händisch im System. Erledigungsvermerk und Information an den Markt erfolgen in der Regel durch Rücksendung des Formulars per E-Mail.

Der Softwareroboter kann den Prozess an mehreren Stellen beschleunigen. Er übernimmt die Formulareingaben zur Erfassung der Kündigung und des Sperrtermins und informiert selbstständig die kundenverantwortliche Vertriebseinheit. Die Dokumentation und Archivierung des Vorgangs kann eine RPA-Lösung ebenfalls anhand von Regeln automatisch ausführen.

Advanced RPA

Einen Schritt weitergedacht, lassen sich Software-Roboter nicht nur zur Automatisierung reiner Backoffice-Prozesse einsetzen. Ein erweitertes Szenario ist, RPA auch an der Schnittstelle zum Kunden zu nutzen und beide Prozesswelten zu verbinden.

So verlieren zum Beispiel langwierige Eingaben über Online-Formulare oder der Anruf bei einem IT-Helpdesk ihre abschreckende Wirkung. In diesem Fall wird der Kunde sprachgesteuert und interaktiv durch die Eingabemaske geführt, und die weitere Bearbeitung wird automatisch angestoßen.