Wie Sie das Onboarding Ihrer Mitarbeitenden positiv gestalten
Über den gesamten Employee Lifecycle erleben Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter prägende Schlüsselmomente – sei es die gelungene Weihnachtsfeier, ein abgeschlossenes Projekt oder die längst fällige Beförderung. Zu den Grundprinzipien von Human Experience Management (HXM) gehört es, die Gestaltung und Wahrnehmung dieser Momente nicht dem Zufall zu überlassen, sondern gezielt zu steuern und zu planen. Ziel ist, mitarbeiterbindende Erfahrungen zu schaffen. Das gilt insbesondere für das Onboarding, da nur wenige Momente im Arbeitsleben so einprägsam sind wie die Zusage für den neuen Job oder die ersten Tage in der neuen Rolle. Wie heißt es so schön bei Aristoteles? „Der Anfang ist die Hälfte des Ganzen.“
Einen entscheidenden Teil haben Sie als Arbeitgeber bereits richtig gemacht, wenn sich Bewerberinnen und Bewerber für Sie entscheiden. Die Wenigsten nehmen im aktuellen Arbeitnehmermarkt das Angebot einer Position an, wenn sie nicht während der Bewerbungsphase eine gute Candidate Experience hatten. Die Erwartungen des neuen Mitarbeitenden sind also vermutlich groß. So gut, wie es als Kandidat begonnen hat, soll es nun als neuer Mitarbeiter weitergehen.
Dabei ändert sich der Blickwinkel: Sie als Unternehmen werben nicht mehr um die Person, sondern beginnen mit der Mitarbeiterbindung – und idealerweise bereits vor dem ersten Arbeitstag. Das Onboarding beginnt im Moment der Zusage. Ab jetzt entstehen verschiedene Berührungspunkte, etwa wenn Sie Vertragsdokumente an Ihre neuen Mitarbeitenden verschicken oder den ersten Arbeitstag vereinbaren.
Nun kommt es entscheidend darauf an, wie gut neue Mitarbeitende informiert sind und wie sehr sie sich willkommen fühlen. Im Hintergrund sollte hierfür eine umfassende Checkliste abgearbeitet werden, die je nach Position variiert, aber auch allgemeingültige Punkte enthält, wie etwa:
- Ist die IT informiert?
- Stehen alle notwendigen Arbeitsmaterialien und Zugänge zur Verfügung?
- Sind alle relevanten Unterlagen sowie Informationen verschickt bzw. zum Download bereitgestellt und im Idealfall bereits unterschrieben zurückgesendet?
Gerade wenn zwischen den Punkten Abhängigkeiten bestehen, ist eine digitale Abarbeitung mit Workflowbenachrichtigungen, sobald eine Aufgabe erledigt ist, Gold wert beim gelungenen Start aller neuen Kollegen im Unternehmen.
Nach der Vorbereitung folgt schließlich der erste Arbeitstag und hier gilt wieder: Menschen erinnern sich besonders an Schlüsselmomente. Ein solcher großer Moment ist unbestritten der erste Arbeitstag. Entsprechend dem HXM-Ansatz sollte dieser optimal gestaltet sein, damit den neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Einstieg so leicht wie möglich gemacht wird.
Ist ein Unternehmen gut vorbereitet und hat bereits im Vorfeld viel organisiert, vereinfacht das den Einstieg und sorgt dafür, dass sich die neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter willkommen fühlen. Technische Hilfestellung für eine optimale Vorbereitung leistet beispielsweise das Onboarding-Modul von SAP SuccessFactors.
Leitfragen, die sich die neuen Kollegen stellen und die Arbeitgeber nach und nach beantworten sollten, sind unter anderem diese:
- Wie sieht mein Arbeitsplatz aus?
- Wer sind meine Kollegen?
- Welche Aufgaben erwarten mich?
Ein Teil davon ist sicher schon während der Bewerbungsphase beantwortet worden. Trotzdem klärt sich vieles erst ab dem ersten Arbeitstag. Insbesondere die Frage nach dem sozialen Umfeld: Gerade in Zeiten, in denen kein größeres persönliches Kennenlernen möglich ist, kommt es darauf an, ein Gefühl von Zugehörigkeit und Wertschätzung zu schaffen. Hier helfen Patenprogramme oder organisierte virtuelle Kaffeepausen mit den verschiedenen Kollegen.
Aber nicht nur der erste Tag ist spannend für die neuen Kollegen, sondern die gesamte erste Zeit. Stetig werden neue Erfahrungen gesammelt. In dieser Phase heißt es Feedback einholen, Kontakt halten, Fragen stellen und Unterstützung anbieten. So bleibt die erste Phase im neuen Job zwar fordernd, aber führt nicht zur Überforderung.
So gut das Onboarding allerdings organisiert sein mag: Wie es letztlich bei den neuen Kolleginnen und Kollegen ankommt und wahrgenommen wird, erfahren Arbeitgeber nur durch offenes Feedback. Hierzu bieten sich standardisierte Befragungen an. Sie sollten an kritischen Punkten, beispielsweise einen oder drei Monate nach dem Arbeitsbeginn, durchgeführt werden. Nutzen Sie das Feedback Ihrer neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, um im Sinne des HXM stetig an den Onboardingprozessen zu arbeiten und so Ihre qualifizierten Fachkräfte zu halten.
Übrigens: SAP SuccessFactors bietet zahlreiche Möglichkeiten, Sie bei einem strukturierten Onboarding zu unterstützen und New Hire Surveys durchzuführen. Unsere Expertinnen und Experten wissen, was die einzelnen Module alles können und wie Sie einen einheitlichen Onboardingprozess mit Workflows, digitalen Checklisten und einem Berichtswesen implementieren, der den Compliance-Anforderungen Ihres Landes entspricht.